مسقط- شؤون عمانية
اعتمد كلا من سعادة الدكتور / سعيد بن حمد الربيعي رئيس جامعة التقنية والعلوم التطبيقية وسعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية نظام إدارة الوثائق الخصوصية للجامعة والذي تضمن نظام التصنيف وجداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ، وابتدأ العمل بهذا النظام بتشكيل اللجان الرئيسية وفرق العمل بالجامعة مع فرق الدعم الفني بالهيئة التي مرت بالعديد من المراحل الفنية و التي انتهت بمرحلة الموافقة النهائية من قبل الهيئة وذلك تنفيذا لمقتضيات قانون الوثاق والمحفوظات الوطنية الصادر بالمرسوم السلطاني رقم 66\2007 ، ويقصد بالوثائق الخصوصية تلك التي تتفرد بها الوحدات الحكومية عن غيرها .
وقال عمر بن محمد الخالدي المدير المساعد لدائرة الوثائق بالجامعة: إن نظام تصنيف وجداول مدد استبقاء الوثائق يهدف إلى توحيد مدد استبقاء الملفات والوثائق ذات النوع الواحد في جامعة التقنية والعلوم التطبيقية وتجنب ضبط مدد استبقاء مختلفة لنفس النوع من الوثائق، وذلك بما يتوافق مع أحكام قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية الصادر بموجب المرسوم السلطاني رقم (60/2007).
وأضاف: يعمل النظام في تحديد المسار الذي يمر به كل نوع من الملفات أو الوثائق منذ نشأتها وصولًا إلى المصير النهائي الذي يؤول إليه الملف أو الوثيقة بعد انتهاء حاجة الإدارة منها، وتحديد مدد استبقاء الوثائق الجارية أو الوثائق الوسيطة على أساس قيمتها القانونية والإدارية، أما المصير النهائي للوثائق والملفات فإنه يحدّد على أساس قيمتها التاريخية والمرجعية. في جانب آخر تُحفَظ بعض الوثائق بصفة دائمة لأنها تمثل مصدرًا للبحوث والدراسات. كما يؤمل من خلال هذا النظام العديد من الفوائد تأتي في مقدمتها انتظام دورة حياة الوثائق، والاستخدام الأمثل للموارد البشرية، وإدارة الوقت وتقليل المساحات التخزينية في المكاتب.
